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Auskunft, Löschung, Aufbewahrung

Was passiert, wenn jemand seine Daten sehen oder löschen will.

Die Software bringt die DSGVO-Wege mit. Ihr müsst sie nicht selbst bauen — aber ihr solltet wissen, was passiert, wenn jemand fragt.

Was überhaupt gespeichert wird

Für die Teilnahme genügt eine E-Mail-Adresse. Alles andere ist freiwillig: Anzeigename, Beschreibungstexte, Links.

Das ist Absicht. Jedes zusätzliche Pflichtfeld an Teilnehmenden bräuchte eine Begründung im Löschkonzept — und die gibt es für ein Barcamp meistens nicht.

Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Wer wissen will, was gespeichert ist, fordert eine Auskunft an. Danach:

1. Ein Link geht an die betroffene Adresse — nie an die anfragende Person. Sonst könnte man Auskunft über fremde Konten anfordern.
2. Über den Link gibt es ein ZIP mit allen Daten.
3. Das ZIP wird beim Abruf erzeugt und nie gespeichert. Eine herumliegende Datei mit allen Daten einer Person wäre genau das, was man nicht will.

Der Link gilt 14 Tage. Wiederholte Anfragen sind 24 Stunden gesperrt — Art. 12 Abs. 5 DSGVO erlaubt, exzessive Anfragen abzulehnen.

Löschung (Art. 17 DSGVO)

Jede Person kann ihr Konto im Bereich Konto selbst löschen. Sie bestätigt über einen Link, der 24 Stunden gilt.

Was dabei passiert

Das Programm bleibt, der Personenbezug geht.

• Titel, Beschreibung, Zeit und Raum einer Session bleiben
• Der Name wird durch „Gelöschte Person” ersetzt
• Stimmen, Interessen-Marker und der persönliche Plan verschwinden
• Mitgliedschaften verschwinden

Der Grund: Ein Programm mit Lücken wäre für alle anderen unbrauchbar — und die anderen haben ein berechtigtes Interesse daran, dass ihr Camp dokumentiert bleibt.

Aufbewahrungsfristen

Jede Veranstaltung hat eine Frist in Tagen nach ihrem Ende (Vorgabe: 90). Danach läuft nachts automatisch dasselbe wie bei einer Löschung — für alle Teilnehmenden dieser Veranstaltung.

Setzt ihr 0, passiert nichts automatisch. Dann müsst ihr selbst daran denken; das ist selten die bessere Wahl.

Das Audit-Log

Sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert: Anmeldungen, Rollenänderungen, Löschungen. Das Log ist unveränderlich — auch für die Administration.

Es enthält bewusst keine Inhalte: keine Session-Beschreibungen, keine Kontaktnachrichten. Was einmal darin steht, ließe sich nie wieder löschen.

Kontaktformular

Nachrichten aus dem Kontaktformular werden nicht gespeichert. Sie gehen an euer Postfach und liegen danach nur dort. Was ihr damit macht und wie lange ihr sie aufbewahrt, entscheidet ihr — und gehört in eure Datenschutzerklärung.

Was ihr selbst tun müsst

• Eure Datenschutzerklärung ausfüllen
• Eine Aufbewahrungsfrist setzen, die zu eurem Camp passt
• Bei Fragen von Teilnehmenden auf den Bereich Konto verweisen
• Teilnehmendendaten nicht an Sponsoren weitergeben — dafür bräuchtet ihr eine Einwilligung, und die habt ihr nicht eingeholt